Freelance Executive Assistant in Brussel
Voor een van onze klanten, gespecialiseerd in de verzekeringssector, zijn wij actief op zoek naar een Freelance Executive Assistant.
In het kader van een transitie binnen de afdeling Governance zoeken wij een freelance Executive Assistant om operationele en organisatorische ondersteuning te bieden aan de directieteams en de verschillende stakeholders.
Het betreft een tijdelijke opdracht met veel contacten op hoog niveau, binnen een veeleisende omgeving waar vertrouwelijkheid en nauwkeurigheid essentieel zijn.
Uw functie
Als freelance Executive Assistant zorgt u voor de vlotte administratieve en organisatorische werking van de afdeling. U fungeert als de rechterhand van de directieteams en waarborgt een efficiënte communicatie, een goede coördinatie van de activiteiten en een nauwgezette opvolging van strategische dossiers.
Deze functie is bedoeld voor een ervaren profiel dat zich vlot beweegt binnen een gestructureerde omgeving en vertrouwd is met het omgaan met gevoelige en vertrouwelijke informatie.
Administratieve en organisatorische ondersteuning
- U organiseert en coördineert interne en externe vergaderingen en verschillende comités.
- U beheert complexe agenda’s en zorgt voor de opvolging van prioriteiten.
- U bereidt agenda’s, presentaties, rapporten en andere documenten voor die nodig zijn voor vergaderingen.
- U stelt verslagen op en zorgt voor de opvolging van de genomen beslissingen.
- U organiseert dienstreizen en de bijhorende logistiek wanneer nodig.
Documentbeheer en vertrouwelijke gegevens
- U staat in voor het beheer, de klassering en de archivering van gevoelige documenten.
- U coördineert de informatiestroom tussen de verschillende interne en externe betrokken partijen.
- U werkt administratieve dossiers en rapporteringen bij.
- U neemt deel aan de voorbereiding van contracten, presentaties en andere strategische documenten.
Coördinatie en stakeholdermanagement
- U bent een belangrijk aanspreekpunt voor de directieteams, klanten en externe partners.
- U onderhoudt contacten met de verschillende afdelingen om een efficiënte opvolging van de dossiers te garanderen.
- U ziet toe op het respecteren van deadlines en op een correcte uitvoering van de afgesproken acties.
- U biedt transversale ondersteuning bij uiteenlopende projecten en strategische initiatieven.
Optimalisatie en continue verbetering
- U draagt bij aan de verbetering van administratieve processen en werkmethodes.
- U garandeert een hoog niveau van kwaliteit, discretie en professionaliteit bij de uitvoering van uw taken.
- U neemt actief deel aan de verdere structurering en operationele efficiëntie van de afdeling.
Uw profiel
- U beschikt over minstens vijf jaar ervaring als Executive Assistant, Directieassistent(e), Office Manager of in een gelijkaardige functie.
- Ervaring binnen de financiële dienstverlening, de verzekeringssector, consultancy of een corporate omgeving is een pluspunt.
- U bent gewend om met vertrouwelijke en gevoelige gegevens om te gaan.
- Een juridische opleiding is niet vereist.
- U bent uitstekend georganiseerd en kunt verschillende prioriteiten tegelijkertijd beheren.
- U beschikt over sterke schriftelijke en communicatieve vaardigheden.
- U bent zelfstandig, proactief en oplossingsgericht.
- U voelt zich comfortabel in contacten met gesprekspartners op hoog niveau.
- Discretie, nauwkeurigheid en verantwoordelijkheidszin behoren tot uw belangrijkste troeven.
- U beheerst het Nederlands perfect en beschikt over een goede kennis van het Frans en het Engels.
Wat wij aanbieden
Een freelance opdracht binnen een erkende en stimulerende professionele omgeving.
- Een rechtstreekse samenwerking met directieteams en strategische stakeholders.
- Een gevarieerde functie die coördinatie, executive support en administratief beheer combineert.
- Een mensgerichte organisatie die autonomie en initiatief stimuleert.
- Een hybride werkmodel met kantoren op een toplocatie in het hart van Brussel, vlak bij het Centraal Station.
- Een tijdelijke opdracht met mogelijkheid tot verlenging, afhankelijk van de noden van de organisatie.
Horaires flexibles
