Freelance Executive Assistant in Brussels

En tant qu’Executive Assistant freelance, vous assurez le bon fonctionnement administratif et organisationnel du département. Vous intervenez comme véritable bras droit des équipes de direction et garantissez la fluidité des échanges, la coordination des activités et le suivi des dossiers stratégiques.

Ce rôle s’adresse à un profil expérimenté, capable d’évoluer dans un environnement structuré et habitué à manipuler des informations sensibles et confidentielles.

Support administratif et organisationnel

• Organiser et coordonner les réunions internes et externes ainsi que les différents comités.
• Gérer des agendas complexes et assurer le suivi des priorités.
• Préparer les ordres du jour, présentations, rapports et documents nécessaires aux réunions.
• Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des actions décidées.
• Organiser les déplacements professionnels et la logistique associée lorsque nécessaire.

Gestion documentaire et données confidentielles

• Assurer la gestion, le classement et l’archivage de documents sensibles.
• Coordonner la circulation des informations entre les différents intervenants internes et externes.
• Mettre à jour les dossiers administratifs et les reportings.
• Participer à la préparation de contrats, présentations et autres documents stratégiques.

Coordination et gestion des parties prenantes

• Être un point de contact privilégié pour les équipes de direction, les clients et les partenaires externes.
• Assurer la liaison avec les différents départements afin de garantir un suivi efficace des dossiers.
• Veiller au respect des échéances et à la bonne exécution des actions convenues.
• Apporter un soutien transversal sur différents projets et initiatives stratégiques.

Optimisation et amélioration continue

• Contribuer à l’amélioration des processus administratifs et des méthodes de travail.
• Garantir un haut niveau de qualité, de discrétion et de professionnalisme dans l’exécution des tâches.
• Participer activement à la structuration et à l’efficacité opérationnelle du département. 

• Vous justifiez d’au moins 5 années d’expérience en tant qu’Executive Assistant, Assistant(e) de Direction, Office Manager ou dans une fonction similaire.
• Une expérience dans les secteurs des services financiers, de l’assurance, du conseil ou d’un environnement corporate constitue un atout.
• Vous êtes habitué(e) à traiter des données confidentielles et sensibles.
• Une formation juridique n’est pas requise.
• Vous faites preuve d’une excellente organisation et savez gérer plusieurs priorités simultanément.
• Vous possédez d’excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles.
• Vous êtes autonome, proactif(ve) et orienté(e) solutions.
• Vous êtes à l’aise dans les échanges avec des interlocuteurs de haut niveau.
• La discrétion, la rigueur et le sens des responsabilités font partie de vos principales qualités.
• Vous maîtrisez parfaitement le néerlandais et disposez d’un bon niveau en français et en anglais. 

• Une mission freelance au sein d’un environnement professionnel reconnu et stimulant.
• Une collaboration directe avec des équipes de direction et des interlocuteurs stratégiques.
• Une fonction variée mêlant coordination, support exécutif et gestion administrative.
• Une structure à taille humaine favorisant l’autonomie et la prise d’initiative.
• Un modèle de travail hybride avec des bureaux idéalement situés au cœur de Bruxelles, à proximité de la gare centrale.
• Une mission temporaire avec possibilité de prolongation selon les besoins de l’organisation.